Parere del 28-01-2021, N.21, REGISTRAZIONE SEDUTA ASSEMBLEARE

Con riferimento al diniego su una richiesta di accesso volta a ottenere copia audio della registrazione dell’assemblea dei soci di una società a totale partecipazione pubblica, tenutasi in modalità telematica, il Garante osserva quanto segue. Preliminarmente si rileva che: nell’istanza non è stata indicata la normativa in base alla quale è stata effettuata la richiesta di accesso; non sono stati coinvolti controinteressati nonostante nel documento richiesto fossero presenti dati personali; la circostanza necessaria per chiedere un parere al Garante, ovvero il diniego o il differimento a tutela della protezione dei dati personali, non appare ricorrere nel caso di specie. Gli elementi descritti impediscono all’Autorità di pronunciarsi nel merito, fornendo comunque alcune considerazioni di carattere generale. Occorre in primo luogo tenere presente che tramite l’accesso civico, atti o documenti contenenti dati delicati – quali ad esempio quelli relativi ad alcune vicende giudiziarie riferite a soggetti identificabili a cui è stato fatto riferimento durante l’assemblea – divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli». Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità che va valutata l’esistenza di un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei controinteressati. Inoltre, è necessario rispettare i principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati». Si ricorda, inoltre, la necessità per l’ente destinatario della richiesta di valutare la possibilità di accordare un accesso parziale, come esplicitamente affermato dalla normativa e messo in luce nelle Linee guida ANAC. Quanto alla possibilità di fornire al soggetto istante un verbale cartaceo piuttosto che la registrazione audio della seduta – in quanto, secondo quanto dichiarato, «l’analisi puntuale di più di 3 ore di registrazione audio […] al fine di verificare eventualmente la presenza di altri “dati sensibili” meritevoli di tutela e non divulgazione» e il relativo “silenziamento”, costituirebbe un onere eccessivo per la società, che comporta un «irragionevole aggravio gestionale ed economico […], essendo molto più semplice effettuare tale oscuramento su documento cartaceo» – si rinvia alle Linee guida menzionate e alla Circolare del Ministro della pubblica amministrazione n. 2/2017, con specifico riferimento alle indicazioni sulle «richieste massive» o «manifestamente irragionevoli», che richiedono una motivazione adeguata circa il rispetto dei criteri ivi fissati, oltre al previo svolgimento del dialogo cooperativo con il richiedente.