Sono definite massive le richieste volte a ottenere un numero cospicuo di dati e/o documenti (c.d. massiva unica). A tale ipotesi può essere equiparata quella in cui la medesima amministrazione riceva più istanze relative a diversi oggetti in un arco temporale limitato da parte del medesimo richiedente o di più richiedenti riconducibili a uno stesso centro di interessi (c.d. massive plurime). Il carattere massivo dell’istanza, tuttavia, non è sufficiente a giustificare il diniego da parte dell’amministrazione, che è chiamata comunque a consentire l’accesso a un numero elevato di documenti e/o dati, salvo che la richiesta assuma un carattere manifestamente oneroso o sproporzionato.

No, non esiste un limite basato sul numero di documenti, né sulla loro dimensione. L’amministrazione è tenuta a consentire l’accesso anche quando riguardi un numero cospicuo di dati e documenti, salvo che la richiesta risulti eccessivamente onerosa, e cioè comporti un carico di lavoro in grado di interferire con il buon funzionamento dell’amministrazione.

L’amministrazione, prima di decidere sull’istanza, dovrebbe contattare il richiedente e assisterlo nel tentativo di circoscrivere l’oggetto della richiesta entro limiti compatibili con il buon andamento. Soltanto qualora questo tentativo dovesse rivelarsi infruttuoso, l’amministrazione può opporre un diniego, preferibilmente motivando in relazione a tre aspetti: la natura dell’attività di analisi o elaborazione dei dati e documenti richiesti (es. oscuramento dati personali); la quantificazione, anche in rapporto al numero di ore, delle risorse interne che occorrerebbe impiegare per soddisfare la richiesta; la serietà del pregiudizio che la trattazione della richiesta arrecherebbe al buon funzionamento dell’ufficio e/o della pubblica amministrazione nel suo complesso.

Sì, tuttavia l’amministrazione può valutare l’impatto cumulativo delle predette domande sul buon andamento della sua azione e, nel caso di manifesta sproporzione dell’onere complessivo che complessivamente ne deriva all’interno di un determinato arco temporale, negare l’accesso al richiedente, preferibilmente dopo aver definito apposite “soglie di sostenibilità”.

Per identificare una richiesta eccessivamente onerosa, ciascuna amministrazione può indicare una soglia corrispondente al carico di lavoro massimo che essa ritiene sostenibile in relazione a una richiesta di accesso civico generalizzato. La predeterminazione di tale soglia può essere effettuata, con circolare o regolamento, indicando il numero massimo di ore di lavoro che l’amministrazione è in grado di dedicare alla trattazione di una singola richiesta (o di un insieme di richieste provenienti da uno stesso soggetto in un determinato arco temporale, pari, ad esempio, a sei mesi). Nel Regno Unito, ad esempio, la soglia di sostenibilità prevista per le amministrazioni centrali corrisponde a 24 ore di lavoro, mentre quella prevista per le amministrazioni territoriali è pari a 18 ore di lavoro.

Se lo stesso richiedente ha già formulato una richiesta identica o sostanzialmente coincidente, l’amministrazione ha la facoltà di non rispondere alla nuova richiesta, a condizione che la precedente sia stata integralmente soddisfatta, ancorché in maniera non favorevole all’istante.

La richiesta vessatoria è una richiesta qualificabile come pretestuosa o irragionevole in base a parametri oggettivi. Il carattere vessatorio della richiesta può desumersi dalle sue caratteristiche e sulla base di parametri oggettivi, quali l’oggetto, la veste formale, il tono o il grado di ripetitività in un periodo limitato di tempo. Non si può invece fare riferimento a criteri concernenti l’identità del richiedente o al fatto che più richieste provengano da uno stesso soggetto. Nei casi di incertezza sul carattere vessatorio della richiesta, l’amministrazione dovrebbe contattare il richiedente e supportarlo per verificare la presenza di un effettivo interesse conoscitivo ed individuare i dati e/o documenti richiesti. Se il dialogo non dovesse rivelarsi infruttuoso, o comunque nel caso di vessatorietà manifesta, l’amministrazione può rigettare l’istanza dandone comunicazione al richiedente.

Le pubbliche amministrazioni devono rispettare le forme indicate dal decreto trasparenza (invio tramite raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica), anche quando il numero dei controinteressati sia elevato. In tale caso, le amministrazioni utilizzano preferibilmente la PEC dei soggetti interessati, ove fornita per le comunicazioni come proprio domicilio speciale.

Se non è possibile procedere in tal senso e il numero dei controinteressati è talmente elevato da arrecare un pregiudizio serio al buon andamento a causa della onerosità dell’attività di notifica, l’amministrazione può consentire un accesso parziale, oscurando le parti dei documenti la cui ostensione possa comportare un pregiudizio concreto agli interessi privati di cui all’art. 5-bis del decreto trasparenza.