No, le amministrazioni non sono tenute ad adottare un regolamento interno in materia di accesso civico generalizzato. Per disciplinare gli aspetti organizzativi e procedurali collegati all’attuazione della normativa FOIA, è sufficiente l’adozione di circolari o altri atti interni.

No, un regolamento o altro atto dell’amministrazione può regolare esclusivamente i profili di rilevanza interna, ad esempio, di carattere organizzativo e procedurale. Non può, invece, determinare le categorie di atti sottratti all’accesso generalizzato, in quanto i limiti sono tassativamente previsti dal decreto trasparenza e vanno applicati caso per caso sulla base delle indicazioni fornite nelle apposite Linee guida adottate dall’ANAC

Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza si occupa, oltre che di ricevere le richieste di accesso civico semplice, anche di rispondere alle richieste di riesame delle domande di accesso civico generalizzato, in caso di diniego totale o parziale da parte dell’ufficio amministrativo che detiene i dati e documenti richiesti.

Gli help desk FOIA non sono organi o uffici autonomi ma “centri di competenza”, cioè gruppi di lavoro costituiti presso ciascuna pubblica amministrazione con unità di personale adeguatamente formate, con compiti di supporto agli uffici che ricevono le istanze di accesso e di dialogo con il “Centro di competenza nazionale” (o Help desk nazionale FOIA), istituito presso il Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri.

Il compito prioritario degli help desk è assistere le strutture della medesima amministrazione nella trattazione delle singole domande, al fine di assicurare l’utilizzo di buone pratiche e l’uniformità delle risposte. Ove istituiti presso le province e le città metropolitane, gli help desk possono avere compiti di supporto anche nei confronti dei comuni dei rispettivi territori, qualora ciò sia previsto sulla base di apposite convenzioni concluse a livello locale.

Il registro degli accessi è uno strumento informatico che, da un lato, consente alle amministrazioni di monitorare la trattazione delle richieste di accesso ricevute e di armonizzare le decisioni su istanze simili; dall’altro, agevola i cittadini nella consultazione di richieste di accesso già presentate e dei documenti già rilasciati. Il registro dovrebbe essere pubblico e contenere almeno l’elenco delle richieste e il relativo esito. Le istruzioni tecniche sul registro degli accessi sono contenute nell’allegato alla Circolare n. 1/2019.

L’opzione preferibile sarebbe quella di avere un unico registro centrale, così da favorire l’armonizzazione delle risposte su casi assimilabili e concentrare in un unico registro le informazioni rilevanti per i cittadini.

Sebbene sia preferibile dotarsi di un registro diverso per ciascuna tipologia di accesso, le amministrazioni possono anche implementare un registro unico, ma è necessario che le richieste siano chiaramente distinte, anche dal punto di vista grafico e della collocazione sistematica (es. in diverse pagine del file Excel), in base alla tipologia di accesso.